Como implantar melhoria contínua em sistemas de gestão

O cenário atual é muito favorável às empresas sob o ponto de vista das novas oportunidades, porém poucas empresas voltam olhares para a melhoria contínua de seus processos de negócio. A satisfação do cliente pode ser alcançada com uma estratégia de agregar valor através da melhoria contínua dentro das empresas. Neste artigo iremos abordar como a sua empresa poderá ganhar vantagem competitiva com foco nas oportunidades de melhoria contínua dos processos de negócio que estão implementados em sistemas de gestão empresarial.


Partimos do princípio de que sua empresa já possua um sistema de gestão empresarial em funcionamento, e que recai sobre este sistema boa parte das queixas de usuários quanto a processos de negócio que parecem não funcionar, o conhecido “sistema não deixa”.  É comum afirmações como esta, no dia-a-dia das organizações, e o que não podemos fazer é aceitá-las como desculpas para não aproveitarmos as oportunidades de crescimento que o mercado propicia. A forma mais consistente de nos orientarmos a mercado com melhores serviços e valor agregado sobre aquilo que já realizamos, é através da melhoria contínua e suas ferramentas da qualidade.


Os sistemas de gestão são apenas coleções automatizadas de processos e regras de negócio que traduzem a realidade da empresa em um espaço/tempo. Se houver um período muito grande entre a implantação deste sistema de gestão e a data atual é muito provável que os processos e regras de negócios existentes neste sistema estejam defasados e não conferirão mais, diferencial competitivo ao negócio.  Neste ponto é que ressaltamos o papel da melhoria contínua, para manter a vanguarda dos processos e regras do negócio que traduzidos em sistemas, apesar da maturidade dos mesmos, conferirão alta taxa de retorno sobre o seu investimento.


A competitividade para empresas, que contam com sistemas maduros, está na maximização do uso das funcionalidades destes recursos. Em recente pesquisa realizada pela Microsoft® sobre o uso das ferramentas do pacote Office, que já passaram dos 20 anos de mercado, apurou-se que a grande maioria dos usuários domina menos de 12% dos recursos destas ferramentas, nas empresas não é diferente em relação ao uso dos sistemas de gestão. Se considerarmos ainda o fator da defasagem dos processos e regras de negócio chegaremos à conclusão que só o aperfeiçoamento constante pode nos garantir competitividade.


A melhoria contínua oferece uma série de ferramentas de qualidade para nos auxiliar no aperfeiçoamento constante de nossos negócios, uma de fácil entendimento é o PDCA. O PDCA é o acrônimo de Plan, Do, Check e Act que em tradução livre significa: Planejar, Fazer, Controlar e Agir. Relacionando a ferramenta à prática, observaremos a seguinte realidade aplicada à melhoria contínua de processos e regras de negócio em sistemas de gestão empresarial, conforme figura 1.

 

Figura 1 - PDCA dos sistemas de gestão


O PDCA nos dá uma amplitude muito maior do que a que representamos nesta figura 1, mas o objetivo aqui é mostrar de forma prática como podemos “rodá-lo” sob a necessidade de promover a melhoria contínua dos processos e regras de negócio. Estabelecer um Planejamento é o ponto de partida, devemos estabelecer o que faremos, por que faremos, onde faremos, quando faremos, quem estará executando, como faremos e o quanto custará o feitio destas atividades.

 

Posteriormente, o mais importante é a execução do que foi planejado “botar pra fazer”. Não nos esqueçamos de verificar se aquilo que planejamos e executamos está alinhado às necessidades, às boas práticas de mercado e se cumpre com os objetivos planejados. Por fim, agimos em prol de garantir que este ciclo se renove de forma aprimorada e que os resultados mensurados tenham relevância para os clientes dos processos.


Desta forma, com uma simples ferramenta de melhoria contínua podemos assegurar que nossos processos e regras de negócio se mantenham atualizados e em consonância com as expectativas dos clientes e do mercado. Criamos uma forma para que a organização, através do uso maximizado de seus recursos atuais, possa criar vantagem competitiva e alavancagem de negócios com uma capacidade instalada que sempre esteve presente, mas que por paradigma não a identificávamos como oportunidade de melhoria no negócio.
 

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